Digitalisering
De corporatiesector maakt serieus werk van verdere digitalisering binnen de branche. Een belangrijke stap daarin is de implementatie van datastandaarden.
De zorg is ermee bezig. De retail is ermee bezig, net als de uitzendbranche. Niet vreemd dus dat nu ook de woningcorporatiesector serieus werk maakt van verdere digitalisering binnen de branche, zo vinden Michiel van Wezel van Aedes en Jacco Maan van Vidomes uit de regio Haaglanden. Een belangrijke stap daarin is de implementatie van datastandaarden binnen de sector. Daardoor kunnen corporaties makkelijker digitaal samenwerken met ketenpartners, zoals onderhoudsbedrijven en bouwbedrijven. Dat zorgt voor betere dienstverlening aan huurders en helpt miljoenen euro’s te besparen.
“Een inhaalslag is wel op zijn plaats”, stelt Van Wezel, die als digitaliseringsadviseur bij Aedes de aanjager is van het project ‘Datastandaarden in de corporatiesector’. “De sector staat voor een enorme uitdaging. De woningmarkt zit in een crisis, er moet veel worden gebouwd en verduurzaamd. We moeten alle kansen pakken om dat beter en sneller te laten verlopen. Goede digitale samenwerking met ketenpartners is zo’n kans. Daarom ontwikkelen we datastandaarden om informatie uit te wisselen tussen alle partijen in de sector. En dit is nou typisch iets dat we vanuit Aedes moeten oppakken. Want we doen dit allemaal samen: alle corporaties, gemeenten, ketenpartners – zoals bouw- en onderhoudsbedrijven – en softwarebedrijven. Als bijna driehonderd corporaties en vierduizend leden van Bouwend Nederland zelfstandig aan de slag gaan met digitale samenwerking, wordt het een wirwar en schieten we het uiteindelijke doel voorbij. Want het doel van uitwisseling van data is meer kwaliteit, snelheid en efficiëntie en minder kosten en risico’s voor corporaties.”
Dagelijks onderhoud
Van Wezel geeft enkele voorbeelden uit de praktijk waarbij de voordelen van datastandaarden goed uit de verf komen. “We gaan niet twee keer het wiel uitvinden, dus als er al een goede standaard is, dan gebruiken we die. Neem bijvoorbeeld de DICO-standaard. Die is ooit ontwikkeld met Bouwend Nederland voor de digitalisering van het dagelijks-onderhoudproces. Stel een bewoner heeft een lekkende kraan, dan meldt hij dit nu bij de corporatie en die stuurt er een aannemer op af. In dat proces zitten nu nog veel handmatige stappen. Een medewerker moet contact opnemen met de aannemer. Die moet de order weer in zijn eigen systeem verwerken. Een digitale koppeling hiervoor maakt het proces veel efficiënter voor bewoner, aannemer en corporatie. De bewoner (of huurder) doet een melding en wordt tegelijkertijd op de hoogte gehouden van de status. Hij ziet wanneer de aannemer langskomt; eigenlijk net zoals hij het verzendproces van een pakketje in de gaten houdt. Voor de aannemer is uitwisseling van informatie ook handig, omdat hij niets meer hoeft over te typen van het ene naar het andere systeem en ook precies weet welke kraan er in de woning zit en welk onderdeel hij mee moet nemen. Het is niet meer nodig om een afspraak te maken om te komen kijken. Dat scheelt kosten en het is efficiënter en sneller.”
Dit klinkt heel leuk, maar er komt nogal wat bij kijken, vindt Vidomes-bestuurder Jacco Maan. Maan zit naast zijn werk bij Vidomes in de Bouw Digitaliseringsraad namens de woningcorporaties en maakt bij Aedes deel uit van de klankbordgroep Digitalisering. “Als we bovenstaand voorbeeld nemen, is het natuurlijk heel handig als de betreffende aannemer één manier heeft waarmee hij al zijn corporaties kan bedienen. Alleen op die manier is het hele proces te stroomlijnen. Dat kan alleen door afspraken te maken over datastandaarden.”
Ontbrekende informatie
Van Wezel noemt nog een voorbeeld van de zogenaamde informatieleveringsspecificatie. “Bij het opleveren van een woning start de exploitatie-/beheerfase. Er is dan periodiek behoefte aan informatie over die woning. Je wilt als corporatie bijvoorbeeld weten hoeveel strekkende meters kozijn erin zitten voor eventueel schilderwerk, welke badkamer erin zit, welke keuken, isolatie en soort glas et cetera. Komt er een onderhoudsvraag, bijvoorbeeld voor schilderwerk, dan is meteen te zien hoeveel werk het betreft. Die informatie ontbreekt op dit moment heel vaak, of is niet op een bruikbare manier opgeslagen. Je maakt dan onnodige kosten en verliest kostbare tijd. Het op een uniforme manier delen van dat soort informatie scheelt tijd en kosten en het maakt het werk leuker, zowel voor de corporatie als voor de aannemer.”
Afspraken maken
Uit beide voorbeelden blijkt dat het belangrijk is om op één manier te werken. “Je moet het daarover wel eens worden”, zegt Maan. “Je moet vragen beantwoorden over wat je onder bepaalde data verstaat, wat je precies registreert, hoe informatie wordt gekoppeld, wie allemaal toegang heeft en hoe die informatie wordt beveiligd. Leveranciers moeten er bovendien voor zorgen dat systemen de data op dezelfde manier verwerken. Die voorwaarden spreken we af via het zogenaamde Afsprakenstelsel.”
Startblokken
Afgelopen juni is op het Aedes-congres het voorstel aangenomen om een datastandaardenorganisatie op te zetten die de digitalisering moet aanjagen. “Je kunt deze organisatie zien als de spin in het web. De nieuwe organisatie zorgt voor standaarden en maakt afspraken met ketenpartners, corporaties en softwareleveranciers. In de opstartperiode gaat Aedes dat bekostigen”, zegt Van Wezel. “We willen nu uit de startblokken schieten en zo snel mogelijk kijken waar de meeste winst te behalen valt tegen de minste kosten. We ontwikkelen niet alleen nieuwe standaarden. Waar mogelijk gebruiken we ook bestaande standaarden. Zo zorgen we ervoor dat corporaties zo min mogelijk hoeven aan te passen in hun systemen om toch met een standaard te kunnen werken.” De Bouw Digitaliseringsraad, waarvan Maan lid is, fungeert als ‘linking pin’ voor de nieuwe organisatie richting de ketenpartners.
Volgens Maan kunnen corporaties zich al voorbereiden om te gaan werken met de datastandaarden door meer te investeren in kennis bij de eigen collega’s over data of datagedreven werken. Denk aan: dataregistratie, datagebruik, data-analytics, datavisualisatie, datagovernance, datakwaliteit et cetera. “Veel grotere corporaties zijn daar al mee bezig, maar bij de kleinere organisaties is er vaak nog een slag te maken. Wij gaan elkaar daarbij helpen binnen de sector, zodat iedereen kan profiteren van alle voordelen die de standaarden bieden. Uiteindelijk werkt het als een soort vliegwiel: hoe meer corporaties meedoen, hoe gemakkelijker het delen van informatie wordt.”
Eenduidige manier van werken
Met datastandaarden werkt iedereen op een eenduidige manier met verschillende gegevens. Denk aan huurdersgegevens, vastgoeddata, financiële data en leefbaarheidsdata over de omgeving van een complex. Maar dat betekent niet dat er één grote database wordt gebouwd met huurdersgegevens. Per vraag wordt gekeken welke informatie er gedeeld moet en mag worden volgens de AVG. Alle data worden uiteraard uitstekend beveiligd.
Voordelen voor corporaties
Datastandaarden maken het mogelijk dat gegevens van een opgeleverde woning automatisch in het softwaresysteem van een corporatie komen. En dat de verantwoordingsinformatie (dVi) vooraf wordt ingevuld in het portaal van SBR-wonen. Of dat een aannemer de onderhoudsorder direct in zijn systeem krijgt. Dit scheelt tijd, geld en voorkomt fouten.
Related Posts
Naar meer natuurinclusief bouwen →
Sneller bouwen met tijdelijke woningen →
Hoe dragen woondeals bij aan meer woningen? →
